Règlement intérieur - Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL et REGLEMENT INTERIEUR DU CLUB GC'FIT - A LIRE !

Guenael CHAUSSON, propriétaire de la marque CLUB GC’FIT, ainsi que MSI propriétaire de la plateforme LIBERFIT attachent une importance particulière à la protection de vos données.

Les dispositions nécessaires ont été prises afin d’assurer un niveau de sécurité maximal de vos données conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « Loi informatique et libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, applicable à partir du 25 mai 2018.

La présente Politique de Protection des Données à Caractère Personnel énonce les principes directeurs de la protection de vos données lorsque vous entrez en relation avec le CLUB GC’FIT, lorsque vous vous connectez au site Internet gcfit35.liberfit.fr ou lorsque vous téléchargez l’application Liberfit.

1. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ?

Lorsque vous vous inscrivez dans notre club, nous collectons et traitons notamment vos nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, photographie, coordonnées bancaires, date et heure d’entrée et de sortie du club, demande de suspension d’abonnement en particulier pour des raisons professionnelles ou pour cause de santé.

2. A QUEL MOMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement notamment lorsque :

- Vous vous inscrivez dans notre club ;

- Vous effectuez une demande de pré-inscription ou de renseignement sur notre site Internet gcfit35.liberfit.fr ou gcfit35.wixsite.com/quebriac ;

- Vous téléchargez l’application Liberfit ;

- Vous souhaitez être recontacté par un commercial ou pour une séance de coaching ;

- Vous réglez un abonnement ou une séance dans notre club ou sur notre site Internet ;

- Vous réservez un cours collectif ou une séance de coaching.

Lorsque vous remplissez des champs, le caractère obligatoire de l’information qui vous est demandée est signalé par un astérisque car ces informations sont nécessaires afin de remplir nos obligations vis-à-vis de vous, à savoir vous fournir une prestation de service ou vous permettre l’achat d’un produit. Si ces informations obligatoires ne nous sont pas communiquées, nous ne pourrons pas vous fournir ce que vous attendez.

Certaines informations, notamment techniques (adresse IP de votre ordinateur) ou concernant la consultation du site ainsi que ses fonctionnalités, sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur notre site par des cookies. Pour plus d’information, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies ici et modifier le paramétrage de vos cookies.

 3. COMMENT UTILISERONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous utiliserons vos données personnelles dans le cadre de l’exécution du contrat qui nous lie, pour un ou plusieurs des objectifs suivants :

- Pour l’exécution du contrat qui nous lie avec vous ;

- Pour effectuer des opérations relatives à la gestion de nos relations commerciales : contrats, abonnements, factures, comptabilité, gestion de votre compte client, suivi de notre relation client, gestion des réclamations, impayés et du contentieux ;

- Pour l’amélioration de votre expérience utilisateur sur notre site et pour bénéficier des fonctionnalités et services du site ;

- Pour vous faire participer à des opérations promotionnelles ;

- Pour l'élaboration de statistiques commerciales ;

- Pour l’analyse et l’établissement de statistiques relatives à la consultation et à l’utilisation du site (nombre de pages vues, nombre de visites et activité) de nos services et des publicités affichées sur le site, nous utilisons Google Analytics et ContentSquare* ;

- Pour l'échange de nos fichiers de clients et prospects avec nos partenaires ;

- Pour l’envoi d’informations personnalisées sur nos offres et nos services ;

- Pour la gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition ;

- Pour le respect de nos obligations légales et règlementaires.

*ContentSquare est une solution qui agrège des données de fréquentation et d’usage du site internet Fitnesspark.fr dans le but d’améliorer l’expérience utilisateur. Les données récoltées et statistiques produites sont anonymes. 

4. QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Le CLUB GC’FIT est destinataire de vos données. Leurs partenaires respectifs sont également destinataires.

Il s’agit en premier lieu de la société LIBERFIT DE MSI, propriétaire du logiciel de gestion de données. Il s’agit également des prestataires de services avec lesquels chaque club travaille pour la gestion du service client, des abonnements et pour les finalités précédemment mentionnées, et ce uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.

Nous demandons aux prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité et à la sécurité de ces données.

Vos données personnelles pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour le CLUB GC’FIT, afin de préserver ses droits et intérêts.

5. OÙ SONT STOCKÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos données personnelles sont stockées dans les bases de données du club, en partenariat avec la société MSI LIBERFIT situé en FRANCE et sur support papier. Le club a mis en place des mesures internes visant à la protection des données collectées.

6. VOS DONNÉES PERSONNELLES SERONT-ELLES TRANSFÉRÉES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE ?

Non. Vos données personnelles ne seront pas transférées hors de l’Union européenne.

7. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des données personnelles vous concernant, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement et à la portabilité de vos données. Vous disposez également du droit d’opposition pour motif légitime au traitement de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition au traitement de vos données à des fins de prospection.

Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en vous adressant à notre service client par courriel : contact@gcfit.fr, en précisant votre référence client.

Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un à trois mois suivant la réception de la demande.

8. QUELLE EST LA DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Ainsi, vos données seront conservées pendant la durée de notre relation contractuelle et en archivage pendant une durée de quatre (4) ans suivant la fin de ladite relation contractuelle, lorsqu’elles présentent un intérêt administratif, notamment pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat.

Le CLUB GC'FIT et VOUS

*1 _ Obtention première adhésion :

Lors de la première prise d’adhésion, l’adhérent doit présenter un certificat médical attestant de l’absence de contre- indication à la pratique du sport ou de fitness datant de moins d’un an. A partir de Janvier 2021, des frais s’appliquerons une fois de 10e qui correspond au « droit d’entrée ».

Renouvellement d’adhésion :

Chaque année, l’adhérent devra remplir un questionnaire de santé et une attestation. Si l’adhérent ou le représentant légal répond « non » à toutes les questions alors la présentation d’un nouveau certificat médical ne sera pas nécessaire. S’il répond « oui » à au moins une question, alors il devra présenter un nouveau certificat médical datant de moins d’un an. Au bout de la 3ème année d’adhésion un nouveau certificat médical datant de moins d’un an sera obligatoire.

1. Interventions médicales

J’autorise les autorités médicales à pratiquer les interventions jugées nécessaires en cas d’accident.

2. Assurance et règle rapides.

      Vous disposez automatiquement d’une assurance des validation et paiement de votre adhésion. Il est également obligatoire de télécharger l’application LIBERFIT, et de réserver ses cours, afin de faciliter la gestion des cours et égallement le bon décompte de vos séances ( pour les formules tickets ). Suite au règle sanitaire et distanciation sociale, les cours, quand ils seront en salle, ne pourront dépasser 20 à 30 personnes. Merci donc de prendre vos dispositions a l’avance pour la réservation de vos cours. En cas d’annulation de la part de l’instructeur, vous recevez : Mail et notification INSTATANÉE SUR VOTRE MOBILE. Lorsque nous serons sortie de la crise sanitaire que nous traversons, pas de restriction niveau nombre de participants.

3. Droit à l’image

Dans le cadre des différentes activités de l’association (entraînements, cours…), il se peut que vous soyez pris en photo ou en vidéo. Votre image peut donc se retrouver sur différents supports (presse, site Internet de l’association), vous pouvez vous opposer à cette utilisation.

Veuillez indiquer votre choix ci-dessous :

J’accepte                         que mon image soit utilisée dans le cadre des activités de 

Je refuse                                                    CLUB  GC’FIT ( sur les reseaux sociaux…) ( merci d'envoyer directement un mail a contact@gcfit.fr ; Objet mail : droit a l'image )

Cette autorisation est valable pour une durée indéterminée et pourra être révoquée sur simple demande.

4. Règlement intérieur de l’association

Règlement intérieur de l’association GC'FIT

L’association CLUB GC'FIT à été créée le 28 mai 2020 et a pour objet : Cours collectif de fitness, renforcement musculaire, gym.  

Ce règlement intérieur a été élaboré et rédigé par le Président, le Bureau, et a pour objet de définir les modalités de fonctionnement de l’association, en conformité et dans le respect de ses statuts. 

Il a été approuvé par l'Assemblée générale.

Il est remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est affiché dans les locaux de l'association.

Membres :

Modalités d'adhésion

L’association CLUB GC'FIT accueille des membres qui peuvent adhérer selon les modalités suivantes :

• Adhésion au club pour 10e 
• Il existe plusieurs forfaits d’adhésion

L’inscription aux cours sur LIBERFIT est OBLIGATOIRE.

Période d'adhésion

Les nouveaux membres peuvent adhérer à l’association tout au long de l’année. 

Droits d'entrée et cotisations des adhérents

 Le versement des montants doit être établi par chèque à l'ordre de l'association ou par espèces ou par virement ou par chèque ANCV. Tout montant versé à l'association est définitivement acquis. Aucun remboursement ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre. 

Modalités de radiation ou de démission d’un membre

Le refus de paiement de la cotisation annuelle, ou une faute grave d’un membre, peut déclencher une procédure de radiation, qui pourra être prononcée conformément aux dispositions statutaires et après audience du membre concerné.

S’agissant de la démission d’un membre, elle devra être adressée par écrit au Président ou au Bureau de l’association.

Modalités de fonctionnement du Conseil d’administration

Le Conseil d'administration se réunit au moins une fois par trimestre. Les dates de réunion sont précisées par le CA à la fin de chaque réunion.

Modalités de convocation de l’Assemblée générale ordinaire (AGO)

Conformément aux statuts, l'Assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an, en juin, sur convocation du Président. La convocation est faite dans le délai de 15j avant la tenue de l'assemblée.

Les membres suivants sont autorisés à participer :

- certains membres seulement : les membre qui souhaite participer a l'AGO 

Ils sont convoqués par courrier électronique ou via sportmember.

Mode de scrutin

Le vote des résolutions s'effectue par :

- vote à main levée

- vote électronique

- vote par courrier

Le vote par procuration est possible. 

Modalités de convocation de l’Assemblée générale extraordinaire (AGE)

Situations autorisant la convocation de l'AGE

Conformément aux statuts, une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le Président, en cas de : 

-  situation financière difficile 

-  remplacement d'un dirigeant 

-  modification des statuts 

-  dissolution de l'association 

- Information et modification importante liée a l’activité de l’association.

Convocation des membres

Tous les membres de l'association seront convoqués par affichage. Le délai entre la convocation et la tenue de l'assemblée sera au minimum de 15 jours.

Modalités de vote

Le vote se déroule selon les modalités suivantes : 

- vote à main levée

- vote électronique

- vote par courrier

Le vote par procuration est possible. 

Conditions d'exercice de l'activité de l'association 

Le matériel utilisé pour les besoins de l'association est le suivant : sono, micro, jeux de lumière ( laser, lyre, gobo… ), tapis, portable pour musique, scan pour carte adhérent et une carte par membres.

L'utilisation du matériel est réservée aux personnes suivantes : l'animateur du cours.

Le matériel de l'association est utilisé de la façon suivante : en salle ou en extérieur, avec précaution.

Le matériel de l'association est placé sous la responsabilité du : Président, du trésorier de la secrétaire et du coach. 

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association peut être modifié par le Président. Le nouveau texte du règlement intérieur doit être approuvé par l'Assemblée générale.

Il sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il sera affiché dans les locaux de l'association.

Mise a jours du règlement au 26/09/2020 – précédente mise a jours du règlement en date de 08/2020 :

-    Tous les adhérents,  bénéficient d’une application « Liberfitr » gratuite, l’application est INDISPENSABLE pour la réservation des cours. Il est donc obligatoire de stipulé vos participation aux activités. Les places partent vite. 

Pour les formule à la séances, ticket, vous avez le possibilité de vous désincrire jusqu'a 2h avant le cours, si désinscris dans le temps impartie, une séances vous sera décompter.  

J’insiste vraiment sur les réservations, nous avons un nombre MAXIMAL par cours à RESPECTER . Pensez aux autres, nous sommes certes une association, mais nous souhaitons avoir un lien qui nous unis tous avec de la joie et de la bonne humeur, c’est la base de notre association.

-    En matière d’assurance, chaques membres est automatiquement assurée à chaque présence de cours ( d’où l’importance également de l’application Liberfit à valider sa participation aux cours ) et la présentation de votre carte adhérente aux debut de chaques cours, pour validé votre présence ( puisque certains sur liberfit note présent mais ils/elles ne viennent pas, et vous avez également une carte pour CONTROLE D'ACCÈS avant chaque début de cours lorsque la machine est en place. 

La carte adhérente est à remettre à la fin de votre adhésion à l’instructeur de fitness ou membre du bureau.

Certificat médical :

Il est à fournir à l’association sous les 3 mois à partir du début de cours d’essai (delai long « covid-19 » ). Sur l’attestation du certificat médical, il ne faut en aucun cas noter : POUR CONCOURS, car il n’y aura aucun concours comme pour le tennis, basquet ou encore le foot.

Vous pouvez donc noter auprès du Dr :  Fitness – CardioTraining - renforcement musculaires ou Remise en Forme

                      Je déclare avoir pris connaissance des statuts, du règlement intérieur de l’association ainsi que de l’arrêté du 04/05/1995.

Pour la pratique du cours en dehors des séances encadrées par un instructeur ou un moniteur de l’association, je décharge l’association GC’FIT de toute responsabilité et m’engage à n’utiliser que mon matériel personnel. Sauf, matériel qui m’a été proposé par l’association

Je m’engage à respecter le port de chaussures de sport, serviette et bouteille d’eau et TAPIS à chaque cours

Je respecte l’environnement et le matériel de l’association.

Je prends connaissance que l’association décline toutes responsabilités en cas de vol ou dégradation d’objets personnels au sein du club, dans les véhicules ou autres.

Fait à : ………………………………………………     Le : {date_today}

Signature du (ou de la) licencié(e),